При выезде в командировку, каждым работником составляется персональный авансовый отчет, в котором указываются все затраты средств работником, во время командировки. Кроме этого, такой составленный отчет, также должен сопровождаться документами, подтверждающими затраты.
Перечень подтверждающих документов
Чтобы подтвердить затраченные на проезд средства, необходимо предоставить определенный перечень документов, а именно:
- Билет, который был выдан при поездке на поезде, или контрольный купон электронного билета;
- При поездке на такси, необходимо предоставить чек о поездке или квитанцию ККТ, либо подтверждать заказ такси нарядом;
- При совершении полета авиарейсом, также необходимо предоставить весь тот же перечень документов, как при поездке на поезде;
- При поездке в командировку на собственном транспорте, или же на автомобиле, который принадлежит компании, основным подтверждающим документом будет служить чек, подтверждающий затраты на топливо, путевой лист, а также служебная записка, в которой будет четко указано время отправления и прибытия. Также стоит помнить, что если совершать командировочную поездку на личном транспорте, то необходимо предоставить еще и свидетельство о регистрации вашего авто или копию ПТС. Эти документы будут служить в качестве подтверждения собственности автотранспорта именно тому лицу, который был направлен в командировку, а не какому-то иному, что недопустимо в период командировки.
В случае утраты одного из подтверждающих затраты документов, не стоит отчаиваться. Любой из них может быть без труда восстановлен перевозчиком и представлен в виде справки или дублирующего проездного документа, в которых также будут указаны все личные данные работника, а также дата поездки, наименование маршрута и стоимость совершенной поездки.
Чтобы подтвердить расходы средств, потраченных на оплату проживания, необходимо предоставить:
- Чек ККТ или же бланк строгого отчета, которые выдаются в случае проживания в гостинице или отеле;
- Если на момент командировки проживание происходило в арендованной квартире, то необходимо предоставить договор найма жилого помещения, а также документ, подтверждающий его оплату.
Чтобы подтвердить суточные выплаченные деньги, организации, отправившей в командировку, необходимо предоставить проездные билеты, подтверждающие сам факт поездки со сроком, потраченным на командировку, либо же служебную записку, если командировка была совершена на автомобиле. Такая записка также должна сопровождаться документами, которые будут подтверждать сам путь следования в командировке. В качестве таковых могут выступать: счета, кассовые чеки, путевые листы, а также иные виды документов, которые будут подтверждать маршрут следования.
В случае отсутствия документов, подтверждающих проезд, также можно подтвердить время пребывания в командировке при помощи:
Договора аренды используемого на момент командировки жилья;
- Служебная записка, в которой будет указано время пребывания в командировке. Данная записка заполняется должностным лицом той организации, в которую и был командирован работник. Как правило, такая записка содержит время пребывания и подпись должностного лица. Это и будет служить подтверждением о потраченном времени на командировку. При этом, суточные расходы работника подтверждать не обязательно.